Digitalizacja dokumentów, czyli elektroniczne archiwum

2019-07-10

Powiększająca się sterta papierów i wynikająca z tego konieczność utworzenia dodatkowego miejsca do przechowywania akt osobowych jest często dużym problemem, z którym zmagają się liczne instytucje czy przedsiębiorstwa. Rozwiązaniem na tego rodzaju bolączkę jest digitalizacja dokumentów, czyli ich elektroniczne archiwizowanie.


Jakie są zalety digitalizacji dokumentów?

Digitalizacja dokumentów http://www.archidoc.pl/skanowanie-i-e-archiwum.html jest świetnym rozwiązaniem dla tych przedsiębiorstw, które borykają się z problemem braku miejsca z jednoczesnym rozrastaniem się bazy danych przechowywanej w formie papierowej. Setki papierów, dziesiątki segregatorów, a przy tym ograniczona przestrzeń biurowa aż się prosi o znalezienie nowego rozwiązania, które usprawni pracę oraz obniży koszta związane z koniecznością wynajmu dodatkowych powierzchni. Często bowiem zdarza się, że nawet najbardziej zorganizowany pracownik biurowy ma problem ze znalezieniem potrzebnego dokumentu, który zaginął w gąszczu innych. W takiej sytuacji optymalnym rozwiązaniem jest digitalizacja dokumentów. Elektroniczna archiwizacja wszelkich danych bardzo usprawnia pracę całego zespołu oraz zapewnia dostęp do danych w każdym miejscu i czasie. Digitalizacja dokumentów przyspiesza obieg danych o niemal 50 proc., ułatwia do nich dostęp oraz zapobiega zniszczeniu czy zagubieniu wszelkich papierowych form. Dlatego właśnie przedsiębiorstwa, w których istnieje bardzo intensywna rotacja dokumentów skorzystają na takim rozwiązaniu najbardziej.


Szybkie wyszukiwanie i przekazywanie danych znacząco podwyższa efektywność pracy. Sprawia, że zamiast tracić czas pracownika na odnajdowanie danego dokumentu, może on w jedną chwilę wyszukać interesujący go dokument poddany wcześniej digitalizacji. Oprócz tego należy również wspomnieć o obniżeniu kosztów zakupu materiałów biurowych, które w przypadku tradycyjnego archiwizowania danych są nieraz dość wysokie. Jednakże digitalizacja dokumentów jest stosowana nie tylko w biurze, ale również w miejscach, które zajmują się kolekcjonowaniem materiałów mających znaczenie historyczne. Uzyskanie elektronicznych wersji pozwala na archiwizowanie ich przed długi czas oraz bardzo łatwe udostępnianie ich osobom do tego upoważnionym. Raz zeskanowane dokumenty spoczywają w specjalnych bibliotekach, a kolejne mogą być już na bieżąco poddawane digitalizacji.


Jak digitalizować dokumenty?

Aby utworzyć elektroniczne archiwum zawierające wszelkie dane, należy najpierw zdigitalizować dokumenty. Jak to przeprowadzić? Pierwszym krokiem jest skanowanie wszystkich akt, co jest procesem niezwykle długim i żmudnym. Dlatego też aby nie wykonywać tego samemu, często przedsiębiorstwa zlecają wykonanie tego zadania firmom zewnętrznym, które specjalizują się w digitalizacji dokumentów. Wygląda to tak, że najpierw następuje tzw. masowe skanowanie przy użyciu przeznaczonych do tego, specjalistycznych urządzeń. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na całą procedurę skanowania. Często bowiem zdarza się, że dokumenty, które mają ulec digitalizacji są poufne i nie powinny trafić w niepowołane ręce – zadbajmy więc na tym etapie o to, aby proces ten przeprowadzała odpowiednia osoba. Następnie przeprowadzana jest segregacja oraz kategoryzacja dokumentów, do których przypisywane są odpowiednie indeksy.


Takie działanie umożliwia później szybkie odszukanie interesujących nas danych. Oczywiście istnieje możliwość przypisania takich indeksów, podług których będą wyszukiwane zdigitalizowane dokumenty. Odbywać się to może poprzez wpisanie w wyszukiwarkę np. numeru umowy, nazwiska klienta, abonenta itp. Wszystkie dane są przechowywane w odpowiednio zabezpieczonym banku obrazów. Na końcu zaś całość materiału przekazywana jest upoważnionym do tego osobom. Ważne jest również, aby istniały specjalne zabezpieczenia, które uniemożliwią dostęp do zgromadzonych danych osobom trzecim. Warto również co jakiś czas zmieniać hasła, aby upewnić się, że poddane digitalizacji dokumenty są w pełni bezpieczne.  

Obejrzyj nasze video

@ Copyright 2018